Bestuursbezetting
Het bestuur bestaat uit de volgende functies: Voorzitter, Penningmeester, Secretaris, PR, Webmaster. Deze functies kunnen eventueel gecombineerd worden vervuld, maar in totaal moeten er minimaal drie personen in het bestuur aanwezig zijn met de volgende functies: Voorzitter, Penningmeester, Secretaris.
Indien niet alle functies bezet zijn dient voor de leden van de vereniging duidelijk te zijn welke bestuursleden meerdere functies vervullen. Het aantal personen in het bestuur dient oneven te zijn. De ledenvergadering mandateert het bestuur en het bestuur legt verantwoording af aan de leden .
Kiezen, benoemen, ontheffen
Bestuursleden kunnen door medebestuursleden van hun functie worden ontheven indien het laten aanblijven van het betreffende bestuurslid niet in redelijkheid van het bestuur kan worden verwacht. Voor zo’n besluitvorming is in het bestuur 2/3 meerderheid vereist.
Besluitvorming binnen het bestuur geschiedt op basis van consensus. Indien dit niet wordt bereikt is minimaal 2/3 meerderheid nodig voor het besluit. Ook is het mogelijk dat het bestuur een ledenvergadering uitschrijft t.b.v. de besluitvorming indien het belang van het onderwerp dit aannemelijk maakt.
Vergaderen
Het bestuur komt minimaal twee maal per jaar bijeen of zoveel vaker als men nodig acht.
Van de vergadering van het bestuur worden notulen gemaakt. Deze worden gepubliceerd op de website van King's Court Whisky Society: www.kcws.nl.
Ledenvergadering
Eenmaal per jaar wordt er een algemene ledenvergadering gehouden. De resultaten en balans zullen worden besproken en ter goedkeuring worden voorgelegd. Daarnaast wordt gesproken over de ambities van de vereniging. Indien noodzakelijk worden deze ter goedkeuring aan de leden voorgelegd. Voor goedkeuring van een voorstel is een minimaal aantal van 2/3 van de leden noodzakelijk. Indien dit aantal niet aanwezig is kan de vergadering worden ontbonden en wordt ter plaatste een nieuwe vergadering uitgeschreven op dezelfde dag. Besluitvorming vindt dan plaats op basis van meerderheid van stemmen van de aanwezigen. De bestuursleden zijn als lid ook stemgerechtigd. Een voorstel is verworpen als de stemmen staken.
Voor de algemene ledenvergadering wordt minimaal 10 dagen van tevoren een uitnodiging en een agenda aan de leden gestuurd (via email, post, of bekend gemaakt op de KCWS-website). Aan de leden die aan de uitnodiging gehoor geven wordt de resultatenrekening en balans toegezonden. De notulen van de ledenvergadering worden aan elk lid toegezonden en zijn te downloaden van de KCWS-website.
Kasbeheer
Ten behoeve van controle van de uitgaven wordt een kascommissie samengesteld door de ledenvergadering. Deze voegt aan de jaarstukken hun rapport toe ten behoeve van vaststelling van de jaarstukken op de ledenvergadering.
Communicatie
De vereniging communiceert met haar leden zoveel mogelijk via email en de KCWS-website. Dit betreft mailings over activiteiten, proeverijen, aanbiedingen etc. alsmede aankondigingen van de ledenvergadering. Indien leden niet in het bezit zijn van een email adres wordt een en ander hen per (traditionele) post toegezonden. De vereniging heeft een eigen website en email adres .
Promotieactiviteiten
Een jaarlijks terugkerende begrotingspost zijn kosten ten behoeve van de PR.
Voorlopig is een bescheiden bedrag opgenomen. Afhankelijk van groei en resultaten wordt het bedrag aangepast. Eenmaal per half jaar wordt in bestuursvergadering door de PR-functionaris een promotieagenda gepresenteerd met de daarbij behorende kosten. Promotieactiviteiten kunnen worden uitgevoerd nadat het bestuur positief beslist heeft.
Indien het naar oordeel van de PR-functionaris noodzakelijk is om tussentijds de agenda te wijzigen volstaat overleg met het dagelijks bestuur (Voorzitter/penningmeester/secretaris), waarna in de reguliere bestuursvergadering achteraf verantwoording wordt afgelegd.
Prijsbeleid
Elk lid krijgt een ledenpas uitgereikt. Met deze pas kunnen leden aantonen dat zij lid zijn en dat zij in aanmerking komen voor het gereduceerde ledentarief. De ledenkaart is strikt persoonlijk en is niet overdraagbaar. Misbruik kan tot ontzegging van het lidmaatschap leiden. Om misbruik tegen te gaan kan om een legitimatie gevraagd worden.
Bestuurskosten
De bestuurskosten bestaan uit:
- reiskosten
- vergaderkosten
Het maximum aan jaarlijkse vergaderkosten is vastgelegd in de begroting. De penningmeester stelt een regeling op ter verantwoording van de bestuurskosten. Een van de taken van de kascommissie is controle van de jaarlijkse bestuursuitgaven aan de hand van deze regeling.